固定资产管理系统究竟是什么?
发布时间:11-21 23:00
栏目:行业新闻
随着企业规模的不断扩大,固定资产管理需求也在不断增加。固定资产管理系统通过对企业的资产进行有效的全面管理,能够更好地保证企业资产的使用效率和质量,为企业创造更大的价值。一般情况下,一件物品价值多少完全取决于其质量、使用年限、持有年限(一般为3-5年)及维护情况(包括保养、维修和更新)等,所以资产管理系统可以让企业充分发挥自己的实力。通过对固定资产进行全面的管理和监控,能够减少资产流失。另外资产信息是企业管理、决策最基础资源。


一、需求背景

为了提高资产管理效率,提高资产的使用效率,需要建立起一套能够对企业内部资产进行管理的资产管理系统。资产管理系统的建设不仅可以方便企业内部人员和财务部门进行共享报表,还能提高设备或其他资产的使用效率。同时,通过采用条码技术,能在人员和物料输入上实现快速识别和确认,有效地提升企业资产管理水平。

1、建设项目简介

A公司是集化工原料、精细化工产品、医药产品及电子产品研发、生产、销售于一体的大型综合性企业集团。B公司占地面积10万平方米,总建筑面积2万平方米。B公司拥有大型汽车制造厂、化工原料基地以及多家专业研究所,年生产能力50万辆以上。现有员工1000余人,其中工程技术人员100余人,平均年龄36岁(其中工程技术人员25人)。B公司目前拥有各种大型设备100余台(套),其中大型设备包括有一套完整先进的大型设备管理系统。

2、建设项目目标

为确保固定资产安全和规范管理,需建立完善的固定资产管理体系。建立资产管理系统,实现计算机、网络和打印机等网络设施在企业内部的集中管理。使库存信息能够实时更新,方便了解库存信息变化趋势,并能在一定程度上解决资金短缺问题,实现公司经营决策科学化。建立完善的内部审批机制,通过对固定资产使用情况进行定期的盘点,保障了固定资产的有效和安全管理。加强对已投入使用和闲置物品的使用情况。以先进先出(Management Return)原理为基础,对已投入使用和闲置物品加强管理,提高工作效率及准确度;对已闲置物品进行合理处置,合理降低物品占用公司资源与资产价值;对于正在使用或已闲置资产进行合理利用和合理处置。

3、建设需求

为了更好地管理公司内部资产,需要对公司设备、物料等各种资产的采购、入库、使用、报废、维修、调拨等各个阶段都进行严格的管理。并针对这些不同阶段的需求,实现了固定资产采购管理、分类采购管理和固定资产维修管理三大模块。其中: A.采购管理:公司购买的资产按照统一的标准,所有资产都纳入公司管理范围,并在管理权限内进行登记管理;B.报废管理:设备在报废时需要按流程进行操作,并填写报废申请表,及时对资产信息进行更新;C.调拨管理:将需要调拨到本公司相关岗位的资产转移到公司信息系统中,并生成相应人员和时间进度条,在调拨工作完成之后就可以调拨到新的资产进行使用,同时将已调拨资产状态显示到信息系统中;d.报表查询:所有单据数据都在该系统中管理统计分析处理,可查看资产配置及使用情况。

4、建设方案

建立一套完善的固定资产管理系统,包括资产申请、使用、报废、维修、调拨、借用和报废审批、调拨单、采购单和销售单等业务功能模块。通过固定资产管理系统,为企业内部员工以及财务部门提供信息传递、辅助决策等功能,使企业内需要使用固定资产且符合质量要求的人员快速得到所需物资的状态信息,以及使用完成后信息上报给部门负责人以及财务部门,从而确保对固定资产工作情况做到及时准确的监督。通过完善固定资产的管理业务功能模块,为企业内各个部门以及内部员工提供所需物资的状态信息及相关材料信息,并对需要审批和使用事项严格审核把关。为企业内部各个部门以及外部之间数据进行共享提供信息支持。通过完善固定资产信息功能模块,为企业内部人员和财务部门提供所需财务信息及数据支持。


二、需求分析

1、资产的分类管理:主要管理固定资产的来源、种类、位置等信息,实现固定资产的分类管理。2、资产的日常管理:实现对固定资产的日常管理,如维修、报废、借用等情况,通过数据实时同步报表,实时掌握资产的动态数据变动情况,为公司发展提供保障。3、数据分析及报表统计:对资产的使用情况进行定期分析,了解资产使用和管理情况,为企业提供科学决策基础资料。4、费用报销管理:报销费用及审核流程规范化,提高使用效率。

1、在进行报销报销时,需要明确资产的类别、种类,不允许出现漏报、多报等情况,如填写不准确、漏填,报销的金额会很大或造成企业的资金损失。在审批时,需要提交相关资料,填写完整后,将审批结果发送到财务。财务审批后,会自动将审批结果打印出来。5、费用报销管理:实时更新报销数据,提高报销效率。根据固定资产的实际使用情况,将固定资产的使用情景录入系统内,方便随时了解固定资产的使用状态。如:采购了固定资产后,员工不使用该固定资产时自动将其列为废弃资产。

2、在进行报销时,需要对资产进行编号整理,便于以后查找资产,同时可以设置费用报销模板,便于查找、报销。

5、资产管理好资产信息,提升财务资产利用率,保证企业成本可控。

6、信息采集与共享:能够与 ERP等相关系统的数据进行对接,形成统一的台账管理,减少数据的重复采集,为提高报表的真实性和准确性提供基础保证。

7、工作流管理:为企业日常工作提供数据支持。

8、记录管理:可以方便企业了解各种资产及使用状况,建立一张全面真实的数据记录台账,实现可追溯性,从而便于领导对管理工作更好地了解。

9、日常管理:可以实现固定资产出入库与领用领用等流程同步,并可自动生成各种报表数据。


三、解决方案

1、系统功能:在该环节,主要解决以下问题:1、信息查询:可以在线查询和查看所有的资产条码信息,包括各种入库信息以及借出或领用资产的历史信息。2、数据统计:可记录每一项资产的使用、报废等统计值或者时间上的结果,从而让公司了解每一项资产的具体使用状态。3、采购审批:支持领用申请和审批,通过生成电子表格提交购买批准申请,然后由财务扫描生成采购单并发送到相关部门进行采购,也可以直接在移动端上操作采购订单。4、库存管理:在系统中实现了对资源的全面可视化管理和数据分析,包括入库、出库、借用和维修等操作过程情况;生成资产明细分类表并上传到该位置;实时查看该资产的历史数据,实时掌握与维护企业内部资产运行的最新状态。

1、实现资产条码化管理

通过 PDA扫描资产上的二维码,即可对物品进行追溯,确保其来源可靠。同时将资产条码信息导入系统中录入对应的入库、领用、维修部门进行统一管理。同时实时显示出相应批次的资产库存和出入库情况,包括物品名称、数量、批次等参数。通过系统,还可以实现对资产在入库时、使用过程中、报废后等操作信息的实时追溯。保证了财务部门对于公司重要财产的管理及使用的准确性和时效性。

2、资产盘点

采用 PDA设备对各类资产进行盘点, PDA设备扫描资产条码和库存条码在扫描区域内显示库存数据,从而实现在公司范围内的库存盘点。同时,与财务账务系统实现数据共享,让公司和财务人员可以实时了解各类资产在各区域内的使用状态。同时,数据采集模块中通过内置的报表分析功能会实时给出各部门数据分析报告,帮助公司了解每一项资产的使用状态,并帮助企业进行资源优化利用;还可以对盘盈不足情况进行提示,提醒企业进行及时处理,避免企业损失;还可对盘点中出现的各种问题进行及时有效地处理,避免企业发生不必要的损失或者资产安全问题。盘点完毕后生成盘点报告并上传到系统中显示在各部门的条码打印机和电脑上,再由仓库人员将检查完成后的盘点报告直接上传至财务系统中以供公司参考。盘点结束还可查看每项资产在各个区域内所有批次数据。如当前有存货未盘点结果,可以通过 PDA设备设置无库存标签才可以实现无人值守,在系统中完成盘点。
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